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《辽宁省归档文件整理实施细则》解读 

2017年,辽阳市档案局转发了《辽宁省归档文件整理实施细则》(辽市档发[2017]31号),以下简称《细则》,《细则》自执行之日起将代替《辽阳市归档文件整理实施细则》(辽市档发[2004]9号),下面就《细则》的重要部分结合实际工作做具体解读。 

一、《细则》执行时间

《细则》第四十七条规定了执行时间,即:自2018年1月1日起执行。可理解为:文件形成日期是2017年1月1日以后的文件按《细则》规定整理。

二、《细则》执行对象和实施范围

《细则》第二条规定了执行对象,即:作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。

《细则》第五条、第六条规定了实施范围,即:各级党政机关、社会团体和组织,企事业单位可参考执行。

三、整理方式 

《细则》第三条规定了文件整理方式,即:以“件”为单位的归档文件整理方式。归档文件整理方式从2002年开始执行,本《细则》沿袭这种整理方式。 

四、文件整理前的准备工作

文件整理前,要根据各单位的职能范围、内部机构设置情况确定本单位文件的归档范围、分类方案和保管期限。《细则》的第七条至第十五条对归档文件的收集范围、保管期限、分类方法做了规定。

1、制定文件材料归档范围和文书档案保管期限

《细则》第七条到第九条规定了立档单位要结合本单位的实际情况并根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)制定归档范围和保管期限,并严格执行。各单位的职能如果发生变化,需要及时按国家档案局8号令精神调整本单位的文件材料归档范围及保管期限表,并将调整原因、调整情况详细记录下来,连同相关文件一起归入全宗卷。

2、制定分类方案

《细则》第十条到第十五条对归档文件的分类进行了规定,包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等。所述内容与《辽阳市归档案文整理实施细则》(辽市档发[2004]9号)关于“分类”部分的规定相同。各单位的内设机构如果发生变化,按“机构”分类的单位要及时增设分类,以满足文件材料归类需要,分类方案变化原因、变化情况要及时归入全宗卷。

五、文件的整理、装订和页码

《细则》的第十六条至第二十一条对归档文件的整理、装订、页码编制做了规定。

1、文件的整理

文件的整理就是把需要归档的文件资料按规则分成“件”,并把“件”内的组成部分按标准排序。分“件”的原则一般是以每份文件为一件,或与一个事由紧密联系的相关文件为一件。下列文件或文本可为一件。(1)文件正本与定稿为一件,正本在前。(2)正文与附件原则上为一件,正文在前;附件内容比正文重要或件数较多时,附件可各为一件。(3)原件与复制件或手抄稿为一件,原件在前。(4)转发文与被转发文为一件,转发文在前。(5)来文与复文为一件,复文在前;有文件处理单的把文件处理单放在来文前,有发文稿纸的把发文稿纸放在正文后底稿前。(6)会议纪要、会议记录一次为一件,一年一本的可以不拆,但一本会议纪要(记录)中也要一次为一件。(7)报表、名册、图册等一册为一件,作为文件附件时除外。(8)正本与翻译本为一件,中文文本与外文文本为一件;正本和中文文本在前。

2、“件”的装订

装订前要对不符合要求的文件材料进行修整。纸张破损的要修复,字迹模糊的要复制,纸张幅面过大的要尽量避开字迹按适合尺寸折叠。对于保管期限为永久和30年的归档文件要去除易腐蚀、易氧化的装订用品,可以采用棉线装订(具体针法见原文件图示)或无酸纸袋套装方式。

3、文件的页码

保管期限为永久和30年的归档文件一般以“件”为单位编制页码,即每“件”都从“1”开始编页码。页码在有图文的页面用打码机打号或用耐久字迹材料逐页编制,页码标注在正面右上角或背面的左上角。

六、归档文件的排序、编号及归档章格式

《细则》的第二十二条至第三十条对归档文件的排序、编号及归档章的格式做了规定。

1、“件”的排序

经过文件整理,分出了要归档的各个“件”,然后要对“件”进行排序。一般情况下,在分类方案最低一级类目内,可按“件”的形成时间顺序排序,也可以按“件”的重要程度排序,然后从“1”开始在每“件”的归档章内标注“件号”。对于未能及时归档的文件,应把它插入到同一年度同一保管期限同一类目的归档文件的最后,著录时要在备注字段中注明“此件与×件为同一事由、参见第×件”等关联说明。  

2、文件的编号(档号)

归档文件的编号是指依据文件的分类方案和排列顺序编写的档号,每一份归档文件有唯一“档号”,档号的结构宜为:全宗号-年度-保管期限-机构(问题)-件号。为了配合档案管理软件的排序、检索功能,在对纸质档案部分项目的编号进行著录时都要保留固定的位数,不足位数的用“0”占位。档案管理软件中的“档号”可以按设置自动生成,如:辽阳市档案局2017年度,保管期限为“30年”,机构(问题)为“办公室”的第1份归档文件的档号可按规定设置自动生成为“0063-2017-30年-办公室-0001”。其中63是档案局的单位全宗号,著录时“全宗号”要保留4位;2017是归档年度;30年是保管期限;办公室是机构(问题);0001是“件号”,著录时要保留4位。

3、文件的归档章

《细则》规定了“归档章”的新格式(见原文件图示),新格式为二行三列,填注的内容第一行从左到右分别为:1、全宗号,2、年度,3、件号;第二行从左到右分别为:4、机构(问题),5、保管期限,6、页数。新格式去掉了旧格式的“室编件号”、“馆编件号”及“盒号”,增加了“件号”和“页数”。要在每“件”的第一页右上角加盖“归档章”,并且按格式要求用耐久字迹材料填写或使用专用印章。文件处理单为第一页的“件”,归档章要打在文件处理单上。

七、归档文件的编目、装盒及盒的排架

《细则》中的第三十一条至第四十二条对归档文件的编目、装盒和排架做了规定。

1、文件的编目(目录)

归档文件整理后要使用档案管理软件进行著录,著录项目可参见《辽阳市文书档案目录数据库结构》。归档文件的编目即“归档文件目录”,档案管理软件中有各种标准报表格式,可以自动生成并打印出归档文件目录、文件字号索引、件盒背脊、盒内备考表等内容。著录时要依据归档文件内容按要求(规范录入,具体可参照《纸质档案数字化规范》(DA/T 31),否则,可能导致自动生成内容的混乱。

2、文件的装盒

档案盒应采用无酸纸制作,档案盒的外形尺寸参见原文件图示。装盒时要按照归档文件的档号结构顺序从最低一级类目装起,把同一类目的归档文件按顺序装入一盒或若干盒。要及时把装好的档案盒贴上对应的件盒背脊标签并装入对应归档文件目录、盒内备考表等。归档文件目录需要打印二份,一份装盒,另一份按档号顺序按年度装订成册,用于手工检索。

关于盒号的编排。“盒号”即档案盒排列顺序号,要按照“全宗号→保管期限→年度→类目→件号“的层次顺序编排。在每个保管期限内,按“年度”顺序,从前到后排盒,同一年度的盒排在一起;在同一年度内按固定的“机构(问题)”顺序,同一分类的盒排在一起;在同一分类下按“件号”顺序,选择合适的“件”数装盒。《细则》第三十九条规定,在同一保管期限下编制大流水盒号(跨年),即每个单位同一保管期限下只有唯一的001号盒(如果著录盒号,盒号保留3位)。各单位为了方便管理,如果不著录盒号,可用铅笔标注盒号。

3、盒的排架

盒的排架顺序是:在同一保管期限下按盒号顺序排列。即保管期限为永久的放在一起,30年的放在一起,10年的放在一起,在每个保管期限区按盒号顺序从上到下排架或装柜,每个保管期限区需要预留足够的空间,避免倒架。

八、归档电子文件的整理

《细则》的第四十三条至第四十四条对归档电子文件整理做了指导。归档电子文件即在办公自动化系统、政务平台、网络平台中形成的没有纸质依托的需要归档保存的电子文件,电子文件的种类包括文本文件、数码照片、图形图像、多媒体文件、数据库文件、网页文件等。归档电子文件的整理就是对上述归档电子文件像纸质归档文件整理一样进行科学、规范的采集、分类、排列、编号、编目。归档电子文件的采集除了包括承载事件信息的各类电子文件,还包括支持电子文件的各种背景信息,如:电子文件的格式、元数据、软件系统、操作系统等。电子文件的接收与管理应当遵循以下标准规范《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T18894、DA/T38、DA/T48 。

 上述内容由辽阳市档案局监督指导二科提供,监督指导二科邮箱:dazdek319@163.com,电话:2310718。内容中提到的参考资料可在“辽阳档案信息网”下载。

 
 
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